การบริหารจัดการครุภัณฑ์บนระบบ e-Asset ด้วย QR CODE

ก้าวสู่ยุคดิจิทัล! ARIT RMUTT ขับเคลื่อน “ระบบบริหารจัดการครุภัณฑ์ออนไลน์ด้วย QR CODE” ยกระดับการตรวจนับพัสดุให้รวดเร็วและแม่นยำ

บอกลาการสำรวจครุภัณฑ์แบบเดิมๆ ที่ต้องใช้เอกสารกระดาษจำนวนมาก! สำนักวิทยบริการและเทคโนโลยีสารสนเทศ (ARIT) มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลธัญบุรี พัฒนาและนำร่องใช้ “ระบบบริหารจัดการครุภัณฑ์ออนไลน์ด้วย QR CODE” เข้ามาช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการสำรวจและตรวจสอบพัสดุประจำปี ลดระยะเวลา ลดความซ้ำซ้อน และเพิ่มความแม่นยำในการทำงาน ตอบโจทย์ยุคดิจิทัลอย่างแท้จริง

สำนักวิทยบริการและเทคโนโลยีสารสนเทศ มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลธัญบุรี (ARIT RMUTT) ประสบความสำเร็จในการขับเคลื่อนการจัดการความรู้ (Knowledge Management: KM) ด้านการบริหารจัดการครุภัณฑ์ ผ่านการพัฒนาและปรับปรุงกระบวนการจัดการงานพัสดุจากรูปแบบเดิมสู่ “ระบบ e-Asset ด้วย QR CODE” ซึ่งมุ่งเน้นการแก้ไขปัญหาความล่าช้า ลดความซ้ำซ้อน และป้องกันข้อผิดพลาดในการสำรวจครุภัณฑ์ ประจำปีอย่างเป็นรูปธรรม

จากการจัดการความรู้ที่สำนักวิทยบริการและเทคโนโลยีสารสนเทศดำเนินการไปแล้วนั้น งานพัสดุได้ดำเนินการตามกระบวนการการจัดการความรู้ในหัวข้อ การสำรวจครุภัณฑ์ของสำนักนักวิทยบริการและเทคโนโลยีสารสนเทศ จากบุคลากรของสำนักวิทยบริการฯ และได้แลกเปลี่ยนเรียรู้ทั้งในกลุ่มเป้าหมายและแหล่งข้อมูลภายนอก จากนั้นจึงนำมารวบรวมนำไปเผยแพร่ และการจัดทำเป็นเอกสารการจัดการองค์ความรู้ เป็นการถ่ายทอดกระบวนการแลกเปลี่ยนเรียบร้อยอย่างมีระเบียบแบบแผน ตั้งแต่ต้นจนสามารถนำไปเผยแพร่หรือใช้ประโยชน์ ซึ่งเป็นทักษะที่สำคัญในการเรียนรู้เพื่อนำไปใช้ปฏิบัติกงานอย่างถูกต้องและมีประสิทธิภาพ เดิมงานพัสดุ สำนักวิทยบริการฯ ใช้วิธีการทำงานเป็นรายการครูภัณฑ์ที่เป็นไฟล์ Excel โดยใช้กระดาษปริ้นแล้วนำออกมาให้กับคณะกรรมการตรวจสอบพัสดประจำปีสำรวจจจตรวจสอบ จากประสบการณ์ที่ผ่านมาหลายปีไม่สามารถส่งรายงานผลการตรวจสอบพัสดุคงเหลือประจำปีได้ทันตามกำหนดระยะเวลาที่ทางมหาวิทยาลัยฯ กำหนดไว้ได้เพราะเนื่องด้วยมีจำนวนครุภัณฑ์เป็นจำนจำนวนมาก แต่เมื่อสำนักวิทยบริการฯ ได้พัฒนาระบบบจัดการครุภัณฑ์เข้ามาใช้ในการสำรวจ ครุภัณฑ์ โดยการนำ QRCODE มาติดไว้ที่ตัวครุภัณฑ์เพื่อระบุสถานที่ตั้ง จึงทำให้การสำรสำรวจสะดวกและรวดเร็วมากขึ้น ทำให้คณะกรรมการฯ สามารถสำรวจตรวจสอบได้อย่างมีประสิทธิภาพ ทำให้สามารถรายงานผลการตรวจสอบพัสดุคงเหลือประจำปี เป็นไปตามกำหนดระยะเวลาของมหาวิทยาลัยาลัยฯ ระบบจัดการครุภัณฑ์ จัดทำขึ้นเพื่อใช้บริหารจัดการครภัณฑ์ของสำนักวิทยบริการฯ โดยภายในระบบสามารถจัดการรายการ รายงานผลครุภัณฑ์ พร้อมแสดงรูปภาพ และสถานที่อยู่ของครภัณฑ์ ในที่นี้ระบบทำงานร่วมกับ OR CORD TAG ที่ติดกับตัวครุภัณฑ์ และ Application ในการสำรวจร่วมกัน โดยระบบดังกล่าวสามารถต่อยอดให้กับหน่วยงานอื่น ๆ ได้สามารถใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

🎯 วัตถุประสงค์ในการพัฒนา

1. ปรับปรุงกระบวนการทำงานพัสดุ แก้ไขปัญหาความล่าช้า ลดขั้นตอนที่ซ้ำซ้อน และลดความผิดพลาดในการสำรวจสินทรัพย์

2. โปร่งใสและตรวจสอบได้ มุ่งเน้นการจัดเก็บข้อมูลที่มีความถูกต้อง โปร่งใส ตรวจสอบได้ทันที พร้อมส่งเสริมวัฒนธรรมการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ในองค์กร

3. พัฒนาศักยภาพบุคลากรยั่งยืน สร้างการเรียนรู้ร่วมกันเพื่อนำไปสู่แนวทางการบริหารจัดการทรัพยากรของมหาวิทยาลัยฯ อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด

🌟 จุดเด่นของระบบ E-Asset RMUTT

จากเดิมที่ต้องเดินตรวจเช็กตามหน้ากระดาษ Excel วันนี้คณะกรรมการฯ สามารถตรวจสอบพัสดุได้ง่ายๆ ผ่านสมาร์ทโฟนหรือเครื่องคอมพิวเตอร์พกพา (Handheld)

• 📱 สแกนปุ๊บ รู้ปั๊บ เพียงสแกน QR Code ที่ติดอยู่กับตัวครุภัณฑ์ ระบบจะแสดงข้อมูลรายละเอียด สถานะ และสถานที่ตั้งทันที
• 🔄 อัปเดตสถานะแบบ Real-time แจ้งสถานะ “ปกติ”, “ชำรุด”, “แทงจำหน่าย” หรือทำเรื่อง “เคลื่อนย้ายครุภัณฑ์” ได้จบในแอปพลิเคชันเดียว
• 📊 สรุปผลง่ายดาย ผู้ดูแลระบบสามารถ Export ข้อมูลผลการสำรวจออกมาเป็นไฟล์ Excel เพื่อจัดทำรายงานส่งกองคลังได้ทันทีโดยไม่ต้องคีย์ข้อมูลใหม่

📥 ดาวน์โหลดและเข้าใช้งานระบบ

สำหรับบุคลากรและคณะกรรมการตรวจสอบพัสดุฯ สามารถเข้าใช้งานระบบและดาวน์โหลดแอปพลิเคชันได้ที่:

• 🔗 เข้าสู่ระบบเว็บไซต์ https://e-asset.rmutt.ac.th/
• 📱 ดาวน์โหลด Application (สำหรับ Android) เข้าสู่ระบบผ่านเว็บไซต์ผ่านมือถือ > ไปที่เมนูขีดสามขีดมุมขวาบน > เลือก Download Application > กดติดตั้ง E-Asset RMUTT
• 📖 ดาวน์โหลดคู่มือการใช้งานฉบับเต็ม (PDF) [ใส่ลิงก์สำหรับดาวน์โหลดไฟล์คู่มือ PDF ของคุณที่นี่]

สำนักวิทยบริการและเทคโนโลยีสารสนเทศ มุ่งมั่นพัฒนาระบบนิเวศดิจิทัล เพื่อสนับสนุนการทำงานของบุคลากร RMUTT ให้มีประสิทธิภาพสูงสุด

(ส่วนเสริม: สำหรับนำไปโพสต์ Facebook / LINE ของหน่วยงาน)

[Draft โพสต์ Social Media]

📢 ถึงเวลาบอกลากระดาษกองโต! ต้อนรับฤดูกาลตรวจนับพัสดุประจำปีด้วย “ระบบบริหารจัดการครุภัณฑ์ออนไลน์ด้วย QR CODE” 📦✨

สำนักวิทยบริการฯ (ARIT) พร้อมแล้วที่จะช่วยให้การตรวจนับครุภัณฑ์ประจำปี 2567 เป็นเรื่องง่าย เร็ว และแม่นยำกว่าเดิม! คณะกรรมการฯ ทุกท่านสามารถใช้มือถือสแกน QR Code ที่ตัวครุภัณฑ์ผ่านแอป E-Asset RMUTT ได้เลย 📱👇

✅ สแกนง่าย รู้ข้อมูลทันที ✅ แจ้งชำรุด / ย้ายครุภัณฑ์ ได้ผ่านแอป ✅ ลดเวลาทำเอกสาร ดึงข้อมูล Excel ได้คลิกเดียว!

📌 ศึกษาขั้นตอนการใช้งานและดาวน์โหลดคู่มือฉบับเต็มได้ที่เว็บไซต์ 👉 [ใส่ลิงก์บทความบนเว็บไซต์ที่คุณนำไปโพสต์]

🌐 เข้าใช้งานระบบได้ที่ https://e-asset.rmutt.ac.th/

📚 3 ประเด็นหลักในคู่มือการถ่ายทอดองค์ความรู้

จากการรวบรวมองค์ความรู้จากผู้เชี่ยวชาญ ได้ถูกกลั่นกรองและจัดทำเป็นคู่มือแนวปฏิบัติที่ดี (Best Practice) ใน 3 ส่วนสำคัญ

1. ระเบียบการสำรวจ กำหนดกรอบเวลาและแนวปฏิบัติในการสำรวจครุภัณฑ์คงเหลือประจำปี

2. ขั้นตอนการโยกย้ายครุภัณฑ์ การประสานงานร่วมกับคณะกรรมการตรวจสอบพัสดุประจำปี และผู้รับผิดชอบประจำอาคาร

3. ขั้นตอนการสำรวจผ่านระบบ วิธีการตรวจสอบข้อมูลพัสดุผ่าน e-Asset, การลงพื้นที่สแกน QR Code, การบันทึกผล และการรายงานสรุปเข้าระบบ

📌 สรุป 8 ขั้นตอน กระบวนการตรวจสอบพัสดุประจำปี

เพื่อให้การดำเนินงานเป็นไปตามระเบียบกระทรวงการคลังฯ อย่างถูกต้องและรวดเร็ว สำนักวิทยบริการฯ ได้กำหนดขั้นตอนการทำงานไว้ดังนี้:

หมวดการเตรียมความพร้อม (ก.ค. – ก.ย.)

1. กองคลังแจ้งเรื่อง กองคลังส่งบันทึกข้อความแจ้งให้หน่วยงานส่งรายชื่อคณะกรรมการตรวจสอบพัสดุฯ
2. งานพัสดุเสนอแต่งตั้ง งานพัสดุของสำนักฯ จัดทำคำสั่งแต่งตั้งคณะกรรมการฯ เสนอผู้อำนวยการลงนาม
3. ประชุมเตรียมพร้อม นัดประชุมคณะกรรมการฯ เพื่อชี้แจงขั้นตอนการใช้ระบบก่อนเริ่มงานจริง

หมวดการลงพื้นที่สำรวจ (ต.ค.)

4. เปิดระบบ งานพัสดุเปิดระบบ e-asset.rmutt.ac.th ในวันทำการแรกของเดือนตุลาคม

5. ดำเนินการสำรวจ (สำคัญที่สุด!) คณะกรรมการฯ ลงพื้นที่สแกน QR Code ตรวจสอบครุภัณฑ์ผ่านแอปพลิเคชัน (ให้แล้วเสร็จภายใน 30 วันทำการ)

หมวดสรุปผลและรายงาน (พ.ย.)
6. ปิดระบบและดึงข้อมูล งานพัสดุปิดระบบ และ Export ไฟล์ Excel สรุปผลการสำรวจ
7. ลงนามรายงาน คณะกรรมการฯ ลงนามในรายงานผลการตรวจสอบพัสดุประจำปี
8. นำส่งรายงาน ผู้อำนวยการสำนักฯ ลงนามส่งรายงานผลกลับไปยังกองคลัง เป็นอันเสร็จสิ้นกระบวนการ